Pemutusan Hubungan Kerja atau PHK merupakan salah satu keputusan paling sensitif dalam manajemen hotel.

Keputusan ini dapat terjadi karena berbagai kondisi:

• misconduct;
• pelanggaran disiplin;
• performance yang tidak membaik;
• restrukturisasi;
• efisiensi;
• perubahan operating model;
• penutupan property;
• kondisi bisnis tertentu.

Namun PHK tidak seharusnya dimulai dari:

“Bagaimana cara mengeluarkan employee?”

Melainkan:

“Apakah PHK memang diperlukan, apa dasar keputusannya, dan apakah prosesnya dapat dipertanggungjawabkan?”

Kerangka dasarnya:

Business / Employee Issue → Fact Finding → Legal Basis → Decision → Communication → Settlement → Documentation

---

1. PHK Bukan Langkah Pertama

Hotel sebaiknya memiliki escalation framework.

Misalnya untuk performance:

Performance Gap

↓

Coaching

↓

Training / Development

↓

Performance Improvement Plan

↓

Review

↓

Jika tidak ada improvement dan memenuhi dasar yang berlaku:

Formal Employment Action

PHK harus menjadi bagian dari proses yang terukur, bukan respons spontan terhadap satu kesalahan.

---

2. Tentukan Alasan PHK

Langkah pertama adalah mengidentifikasi root cause.

Beberapa kategori dapat meliputi:

Performance

Employee tidak memenuhi standard pekerjaan setelah diberikan kesempatan perbaikan sesuai proses yang berlaku.

Misconduct

Employee melakukan pelanggaran terhadap aturan perusahaan, perjanjian kerja, atau ketentuan yang berlaku.

Redundancy / Restructuring

Posisi atau struktur organisasi berubah karena kebutuhan bisnis.

Business Condition

Hotel menghadapi perubahan kondisi bisnis yang berdampak pada workforce.

Operational Change

Misalnya:

• outsourcing;
• automation;
• perubahan operating model;
• closure;
• rebranding;
• perubahan management.

Setiap alasan memiliki risiko dan mekanisme yang berbeda.

---

3. Jangan Campurkan Performance dengan Misconduct

Ini salah satu kesalahan HR yang sering terjadi.

Performance Problem

Employee tidak mencapai target.

Contoh:

Sales Executive tidak mencapai target revenue.

Pertanyaannya:

Apakah skill?

Apakah target realistis?

Apakah market berubah?

Apakah coaching dilakukan?

Misconduct

Employee melanggar aturan.

Contoh:

• fraud;
• theft;
• intentional data misuse;
• serious safety violation.

Treatment-nya berbeda.

Performance → Improvement Framework

Misconduct → Disciplinary Framework

---

4. Review Peraturan Perusahaan dan PKB

Sebelum mengambil keputusan, HR harus memeriksa:

• Peraturan Perusahaan;
• PKB jika ada;
• perjanjian kerja;
• SOP;
• disciplinary record;
• kebijakan perusahaan.

Tujuannya memastikan:

Decision → Consistent with Internal Rules

Namun aturan internal tidak boleh dipakai sebagai pengganti hukum.

Urutannya:

Law

↓

Company Regulation / PKB

↓

Employment Agreement

↓

SOP / Policy

↓

Management Decision

---

5. Kumpulkan Fakta dan Bukti

Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan:

“Manager bilang employee bermasalah.”

Gunakan evidence.

Contohnya:

• attendance record;
• performance evaluation;
• PIP documentation;
• incident report;
• written warning;
• SOP;
• training record;
• witness statement;
• system log;
• relevant correspondence.

Tujuannya membuat:

Audit Trail

Jika keputusan dipertanyakan, HR dapat menjelaskan:

Apa yang terjadi → Apa buktinya → Apa prosesnya → Mengapa keputusan diambil.

---

6. Lakukan Fact Finding

Sebelum mengambil tindakan, berikan kesempatan kepada employee untuk menjelaskan.

Framework:

Management Evidence

•  

Employee Explanation

↓

Fact Assessment

Ini penting terutama untuk kasus misconduct.

Contoh:

Employee dituduh meninggalkan workstation.

Jangan langsung:

PHK.

Periksa:

• apakah benar meninggalkan workstation;
• berapa lama;
• apakah ada emergency;
• apakah ada izin;
• apakah supervisor mengetahui;
• apakah terdapat aturan yang relevan.

---

7. Pastikan Masalah Bukan Berasal dari Sistem

Hotel sering salah mendiagnosis workforce problem.

Misalnya:

Room Attendant Performance ↓

Management:

“Staff tidak produktif.”

Tetapi data menunjukkan:

Occupancy ↑

•  

Room Assignment ↑

•  

Manpower ↓

•  

Overtime ↑

Masalahnya mungkin:

Workforce Planning

bukan misconduct.

Sebelum PHK karena performance, periksa:

Employee → Manager → Process → System → Workload → Manpower

---

8. Untuk Performance, Gunakan PIP Jika Relevan

PIP dapat digunakan ketika masalah utamanya adalah performance.

Framework:

Performance Gap

↓

Expected Standard

↓

Improvement Action

↓

Support

↓

Measurement

↓

Review

↓

Decision

Contoh KPI:

• productivity;
• guest satisfaction;
• response time;
• sales conversion;
• accuracy;
• attendance jika relevan.

PIP bukan sekadar dokumen untuk mencari alasan PHK.

Fungsinya adalah memberikan:

Clear Expectation + Reasonable Opportunity to Improve

---

9. Untuk Misconduct, Gunakan Investigation

Misconduct membutuhkan proses berbeda.

Framework:

Incident

↓

Investigation

↓

Evidence

↓

Employee Explanation

↓

Finding

↓

Disciplinary Decision

Jangan:

Rumor → SP → PHK

Karena keputusan tanpa evidence dapat meningkatkan dispute risk.

---

10. Tentukan Apakah PHK Memang Diperlukan

Setelah fact finding:

Is Termination Necessary?

Pertimbangkan:

• severity;
• frequency;
• impact;
• previous disciplinary record;
• employee explanation;
• company policy;
• applicable law;
• operational risk.

Alternatif dapat berupa:

• coaching;
• retraining;
• transfer;
• reassignment;
• PIP;
• disciplinary action lain yang sesuai.

Tidak semua masalah harus berujung PHK.

---

11. PHK karena Efisiensi Berbeda dengan Misconduct

Ini penting.

Misalnya hotel mengalami:

Occupancy ↓

↓

Revenue ↓

↓

Labor Cost Ratio ↑

Management kemudian melakukan:

Cost Optimization

Ini berbeda dari:

“Employee melakukan kesalahan.”

Jika alasan sebenarnya adalah bisnis, jangan membuat dokumentasi seolah-olah employee melakukan misconduct.

Business Reason ≠ Employee Fault

Dokumentasi harus mencerminkan alasan yang sebenarnya.

---

12. Restrukturisasi Hotel

Hotel dapat melakukan:

• merger department;
• centralization;
• outsourcing;
• automation;
• management change;
• reorganization.

Contoh:

Front Office dan Reservation diintegrasikan.

Sebelumnya:

FO = 15

Reservation = 6

Setelah centralization:

Combined Team = 16

Ada posisi yang redundant.

Dalam kondisi seperti ini, HR perlu menilai:

Role Redundancy

bukan:

Employee Misconduct

---

13. PHK karena Penutupan Hotel

Penutupan property memiliki kompleksitas lebih tinggi.

HR perlu membuat:

Closure Workforce Plan

yang mencakup:

• affected employee;
• employment status;
• tenure;
• contractual position;
• legal basis;
• notification;
• compensation;
• final payroll;
• BPJS administration;
• asset return;
• access termination.

Timeline harus dikelola seperti project.

---

14. Buat PHK Timeline

Contoh framework:

T-30 / sesuai kewajiban pemberitahuan yang berlaku

↓

Legal & HR Review

↓

Employee Communication

↓

Documentation

↓

Compensation Calculation

↓

Final Payroll

↓

Asset Return

↓

System Access Closure

↓

Employment Record Closure

Jangka waktu aktual harus mengikuti ketentuan yang berlaku dan kondisi kasus.

---

15. Komunikasi PHK

Komunikasi harus:

Clear + Respectful + Controlled

Hindari:

“Mulai besok Anda tidak usah masuk.”

Gunakan komunikasi formal yang menjelaskan:

• keputusan;
• dasar;
• tanggal efektif;
• hak employee;
• proses administrasi;
• contact person HR.

Jangan membuat meeting termination menjadi forum debat panjang.

Tetapi berikan kesempatan employee untuk menerima informasi dan menanyakan proses administrasi yang relevan.

---

16. Siapa yang Hadir?

Untuk kasus sensitif, meeting dapat melibatkan:

HR

•  

Direct Manager

•  

Legal / Management Representative jika diperlukan

Tujuannya:

• memastikan informasi konsisten;
• mengurangi miskomunikasi;
• menjaga dokumentasi;
• menjaga proses tetap profesional.

---

17. Jangan Membuat Alasan PHK yang Berbeda

Ini sangat berisiko.

Contoh:

Dokumen:

“Restructuring.”

Manager mengatakan:

“Karena performance buruk.”

HR mengatakan:

“Karena misconduct.”

Ini menghasilkan:

Inconsistent Narrative

dan meningkatkan risiko dispute.

Prinsipnya:

One Decision → One Verified Basis → One Consistent Documentation

---

18. Perhitungan Hak Karyawan

Sebelum effective date, HR dan Finance perlu melakukan calculation review.

Komponen yang mungkin relevan bergantung pada dasar PHK dan status hubungan kerja, antara lain:

• upah terakhir;
• uang pesangon;
• uang penghargaan masa kerja;
• uang penggantian hak;
• kompensasi PKWT jika relevan;
• hak lain berdasarkan perjanjian atau ketentuan yang berlaku.

Tidak semua kasus memiliki komponen yang sama.

Karena itu:

Reason for Termination

↓

Employment Status

↓

Applicable Regulation

↓

Entitlement Calculation

---

19. Jangan Menghitung Hak Secara Manual Tanpa Validation

Gunakan:

HRIS

•  

Payroll

•  

Legal Review

untuk kasus tertentu.

Data yang dibutuhkan:

• joining date;
• employment status;
• salary;
• allowance;
• unused leave jika relevan;
• tenure;
• termination reason;
• contract information.

Kemudian lakukan:

Calculation Verification

sebelum pembayaran.

---

20. Final Payroll

Final payroll harus memiliki checklist.

Compensation

• salary;
• overtime jika masih terutang;
• allowance sesuai ketentuan;
• service charge jika applicable.

Termination Entitlement

• komponen PHK yang relevan;
• kompensasi PKWT jika relevan;
• hak lain sesuai ketentuan.

Administration

• payslip;
• BPJS;
• tax;
• employment record.

Tujuannya:

No Outstanding Employee Obligation

---

21. Asset Return

Sebelum employee keluar, lakukan:

Exit Clearance

Checklist:

• key card;
• master key;
• uniform;
• laptop;
• phone;
• ID card;
• company property;
• documents;
• access token.

Department terkait melakukan clearance:

HR + IT + Finance + Security + Department

---

22. System Access Termination

Ini sering terlupakan.

Ketika employee keluar:

HR Notification

↓

IT

↓

Deactivate:

• PMS;
• POS;
• email;
• HRIS;
• CRM;
• finance system;
• VPN;
• shared drive.

Terutama jika employee memiliki access terhadap:

• guest data;
• payment data;
• financial information;
• employee data.

Termination process juga merupakan:

Information Security Control.

---

23. Exit Interview

Exit interview dapat membantu hotel memahami:

Why Employees Leave

Tetapi jangan menggunakan exit interview sebagai dasar tunggal untuk keputusan PHK.

Gunakan sebagai:

Organizational Learning

Analisis:

• leadership;
• compensation;
• workload;
• career;
• culture;
• scheduling;
• management.

Jika banyak employee keluar karena:

Manager X

masalahnya mungkin bukan employee.

---

24. PHK dan Employer Brand

Cara hotel melakukan PHK dapat memengaruhi:

Employer Reputation

Employee yang keluar akan berbicara dengan:

• teman;
• kandidat;
• komunitas hospitality;
• LinkedIn;
• industry network.

Maka:

Legal Compliance

harus berjalan bersama:

Human Professionalism

Professional termination bukan berarti selalu menyenangkan.

Artinya:

Clear + Fair + Respectful + Consistent

---

25. Jangan Mempermalukan Employee

Termination meeting harus dilakukan secara privat.

Hindari:

• mengumumkan kasus kepada seluruh team;
• mempermalukan employee;
• membahas detail pribadi;
• membuat employee menjadi contoh di depan publik.

Informasi termination harus diberikan kepada pihak yang memang memiliki kebutuhan untuk mengetahuinya.

---

26. PHK Harus Memiliki Audit Trail

HR perlu menyimpan:

Employee File

•  

Performance Record

•  

Warning

•  

Investigation

•  

Communication

•  

Decision

•  

Settlement

•  

Exit Clearance

Tujuannya:

Traceability

Jika muncul dispute:

“Apa dasar keputusan ini?”

HR dapat menjawab dengan evidence.

---

27. KPI PHK Bukan “Minim PHK”

Jangan membuat KPI:

“HR harus mengurangi jumlah PHK.”

Angka PHK rendah belum tentu berarti HR efektif.

Gunakan:

Termination Compliance Rate

Apakah proses sesuai policy dan hukum?

Documentation Completeness

Apakah case file lengkap?

Dispute Rate

Berapa kasus berlanjut menjadi perselisihan?

Settlement Accuracy

Apakah hak dihitung dan dibayar dengan benar?

Exit Data Quality

Apakah alasan keluar terdokumentasi?

Post-Termination Access Closure

Apakah seluruh akses ditutup tepat waktu?

---

28. PHK Decision Matrix

Kondisi	Analisis Utama	Pendekatan
Performance Gap	PIP / improvement	Coaching → Review
Repeated Misconduct	Discipline	Investigation → Action
Serious Misconduct	High risk	Formal Investigation
Restructuring	Business need	Workforce Analysis
Property Closure	Business condition	Closure Plan
PKWT End	Contract status	Review contractual/legal obligation
Organizational Change	Role impact	Job & Workforce Analysis

Matrix ini membantu HR menghindari:

One-Size-Fits-All Termination

---

29. Framework PHK Hotel

Gunakan:

1. IDENTIFY

Apa masalahnya?

↓

2. CLASSIFY

Performance / Misconduct / Business / Redundancy?

↓

3. VERIFY

Apa fakta dan bukti?

↓

4. REVIEW

Apa aturan internal dan dasar hukum yang relevan?

↓

5. ASSESS

Apakah PHK memang diperlukan?

↓

6. DECIDE

Management decision.

↓

7. COMMUNICATE

Informasikan secara formal.

↓

8. SETTLE

Hitung dan selesaikan hak.

↓

9. CLEAR

Asset + system + administration.

↓

10. LEARN

Gunakan data untuk memperbaiki workforce management.

---

30. Kesalahan PHK yang Sering Dilakukan Hotel

1. PHK karena emosi

Manager marah → langsung meminta HR mengeluarkan employee.

2. Tidak ada evidence

Keputusan hanya berdasarkan verbal complaint.

3. Salah mengklasifikasikan masalah

Performance diperlakukan sebagai misconduct.

4. Menggunakan alasan palsu

Business restructuring ditulis sebagai disciplinary issue.

5. Mengabaikan internal policy

HR tidak memeriksa PP, PKB, atau perjanjian kerja.

6. Salah menghitung hak

Calculation tidak diverifikasi.

7. Tidak melakukan exit clearance

Akses system tetap aktif setelah employee keluar.

8. Komunikasi buruk

Employee dipermalukan atau diberi informasi yang berbeda-beda.

---

31. PHK sebagai Bagian dari Workforce Governance

Hotel sebaiknya melihat PHK bukan sebagai proses terpisah.

Hubungkan:

Recruitment

↓

Onboarding

↓

Performance Management

↓

Disciplinary Management

↓

Talent Management

↓

Termination

Dengan demikian data employee sepanjang lifecycle tersedia.

Misalnya:

Recruitment → Performance → PIP → Warning → Termination

Semua memiliki historical record.

---

32. Strategic Perspective

PHK yang sehat bukan berarti:

“Hotel lebih cepat mengeluarkan employee.”

Yang lebih penting:

Hotel mampu membedakan masalah yang harus diperbaiki dari masalah yang memang membutuhkan termination.

Framework:

Problem Identification

↓

Root Cause

↓

Corrective Opportunity

↓

Legal & Policy Assessment

↓

Termination if Justified

Dengan pendekatan ini, HR tidak menjadi sekadar:

Termination Administrator

tetapi menjadi:

Workforce Governance Function.

Penutup

PHK di industri hotel harus diperlakukan sebagai high-risk HR decision, bukan sekadar administrasi keluar-masuk karyawan.

Proses yang kuat memiliki pola:

Fact → Evidence → Classification → Legal Review → Decision → Communication → Settlement → Clearance → Documentation

Yang paling penting adalah membedakan:

Performance Problem

dengan:

Misconduct

dan:

Business Restructuring.

Ketiganya membutuhkan pendekatan berbeda.

Bagi hotel, tujuan akhir bukan sekadar menyelesaikan hubungan kerja.

Tujuannya adalah memastikan setiap keputusan PHK:

Legally Defensible + Operationally Justified + Financially Accurate + Professionally Executed.

Dengan governance tersebut, HR dapat mengurangi risiko perselisihan sekaligus menjaga integritas workforce management dan employer reputation hotel.