Apa Itu Peraturan Perusahaan Hotel?

Peraturan Perusahaan (PP) hotel adalah dokumen yang menetapkan ketentuan mengenai hak dan kewajiban perusahaan serta employee, syarat kerja, tata tertib, dan ketentuan hubungan kerja di dalam property.

PP bukan sekadar kumpulan larangan seperti:

“Dilarang terlambat.”

Fungsi yang lebih penting adalah menciptakan:

Clear Rules → Consistent Execution → Fair Treatment → Operational Control

Karena hotel beroperasi selama 24 jam dengan berbagai department, shift, level jabatan, dan tingkat interaksi dengan guest, aturan yang tidak jelas dapat menghasilkan interpretasi berbeda antar-department.

---

1. Mengapa Hotel Membutuhkan Peraturan Perusahaan?

Hotel memiliki karakteristik operasional yang kompleks.

Ada:

• Front Office;
• Housekeeping;
• F&B;
• Kitchen;
• Engineering;
• Security;
• Finance;
• HR;
• Sales & Marketing.

Masing-masing memiliki:

Shift + Responsibility + Risk + Guest Interaction

Tanpa aturan yang jelas, management dapat menghadapi:

• disiplin yang tidak konsisten;
• konflik antarstaff;
• ketidakjelasan kewenangan;
• penyalahgunaan fasilitas;
• masalah attendance;
• pelanggaran SOP;
• dispute terkait hak dan kewajiban.

Karena itu PP berfungsi sebagai operational governance document.

---

2. PP Bukan Pengganti SOP

Ini sering keliru.

Peraturan Perusahaan

Mengatur:

“Apa yang menjadi aturan dan ketentuan hubungan kerja?”

SOP

Mengatur:

“Bagaimana pekerjaan dilakukan?”

Contoh:

PP:

Employee wajib mematuhi ketentuan jam kerja dan attendance.

SOP:

Bagaimana proses clock-in, approval keterlambatan, shift exchange, dan attendance correction dilakukan.

Dengan demikian:

PP = Governance

SOP = Execution

---

3. PP Juga Bukan Sekadar Employee Handbook

Employee handbook dapat berisi:

• company culture;
• benefit overview;
• operational information;
• employee guidance.

Sementara PP memiliki fungsi ketenagakerjaan yang lebih formal.

Hotel perlu memastikan dokumen, proses penyusunan, pengesahan, dan penerapannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Permenaker 28/2014 secara khusus mengatur tata cara pembuatan dan pengesahan Peraturan Perusahaan serta pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama.

---

4. Struktur Dasar Peraturan Perusahaan Hotel

Struktur dapat disusun menjadi:

Bab I — Ketentuan Umum

Berisi:

• definisi;
• tujuan;
• ruang lingkup;
• istilah yang digunakan.

Bab II — Hubungan Kerja

Mengatur:

• status employment;
• hak dan kewajiban;
• penempatan;
• perubahan posisi sesuai ketentuan;
• hubungan kerja.

Bab III — Waktu Kerja

Mengatur:

• working hours;
• shift;
• rest;
• attendance;
• overtime sesuai ketentuan.

Bab IV — Compensation dan Benefit

Mengatur prinsip mengenai:

• salary;
• allowance;
• service charge jika berlaku;
• overtime;
• benefit.

Bab V — Hak dan Kewajiban

Menjelaskan tanggung jawab:

Company ↔ Employee

Bab VI — Tata Tertib

Mengatur:

• attendance;
• uniform;
• grooming;
• workplace conduct;
• penggunaan fasilitas.

Bab VII — Keselamatan dan Keamanan

Mengatur:

• K3;
• emergency;
• accident reporting;
• security;
• access control.

Bab VIII — Disciplinary Action

Mengatur:

• jenis pelanggaran;
• proses pemeriksaan;
• tindakan disipliner sesuai ketentuan yang berlaku.

Bab IX — Penyelesaian Perselisihan

Mengatur mekanisme penyelesaian masalah hubungan kerja.

Bab X — Penutup

Mengatur:

• masa berlaku;
• perubahan;
• komunikasi;
• ketentuan lain.

---

5. Hak dan Kewajiban Harus Seimbang

Peraturan yang hanya berisi:

“Employee wajib...”

akan terlihat sebagai disciplinary document.

PP yang sehat harus menjelaskan:

Employee

• menjalankan pekerjaan;
• mengikuti aturan;
• menjaga confidentiality;
• menjaga aset;
• memenuhi standard kerja.

Company

• memberikan hak sesuai ketentuan;
• menyediakan lingkungan kerja yang aman;
• memberikan compensation sesuai ketentuan;
• menyediakan fasilitas kerja yang diperlukan;
• menjalankan proses employment secara fair.

Prinsipnya:

Rule + Responsibility + Protection

---

6. Aturan Attendance

Hotel sangat bergantung pada attendance.

PP dapat mengatur prinsip mengenai:

• kehadiran;
• keterlambatan;
• absence;
• izin;
• cuti;
• attendance recording;
• shift;
• perubahan jadwal.

Tetapi jangan membuat aturan berdasarkan asumsi internal semata.

Ketentuan waktu kerja, istirahat, dan lembur perlu diselaraskan dengan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. PP 35/2021 merupakan salah satu regulasi utama yang mengatur aspek tersebut.

---

7. Shift Kerja Hotel

Hotel tidak dapat menggunakan pola kerja kantor biasa untuk seluruh department.

Front Office:

Morning → Evening → Night

Housekeeping:

Morning → Afternoon

Security:

Shift-based operation

Kitchen:

Preparation → Service → Closing

Karena itu PP sebaiknya mengatur prinsip shift, sementara detail roster dikelola melalui scheduling system atau SOP.

---

8. Overtime

Overtime harus memiliki governance yang jelas.

Misalnya:

Operational Need

↓

Supervisor Request

↓

Approval

↓

Attendance Record

↓

Overtime Calculation

↓

Payroll

Jangan membuat:

“Semua employee harus lembur jika dibutuhkan.”

Aturan lembur harus mengikuti ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku, termasuk ketentuan mengenai waktu kerja lembur dan upah lembur.

---

9. Grooming dan Personal Appearance

Untuk hotel, grooming merupakan bagian dari service standard.

PP atau policy terkait dapat mengatur prinsip mengenai:

• uniform;
• personal hygiene;
• grooming;
• name tag;
• appearance;
• penggunaan atribut kerja.

Namun aturan harus:

Relevant + Reasonable + Consistent

Jangan membuat aturan yang tidak memiliki hubungan dengan pekerjaan atau diterapkan secara diskriminatif.

---

10. Guest Interaction

Hotel dapat mengatur standard conduct ketika berinteraksi dengan guest.

Contoh:

Employee wajib:

• bersikap profesional;
• menjaga privacy guest;
• mengikuti service standard;
• menjaga confidentiality;
• menggunakan komunikasi yang sesuai.

Larangan dapat mencakup:

• meminta keuntungan pribadi dari guest;
• menggunakan data guest tanpa kewenangan;
• menyebarkan informasi guest;
• melakukan tindakan yang merusak reputasi hotel.

---

11. Confidentiality

Employee hotel dapat memiliki akses terhadap informasi sensitif:

• guest information;
• reservation;
• payment;
• company financial data;
• employee data;
• rate;
• commercial agreement.

Karena itu PP perlu mengatur prinsip:

Need-to-Know Access

Employee hanya menggunakan informasi sesuai:

Job Responsibility + Authorized Access

---

12. Social Media

Ini semakin penting.

Hotel dapat menetapkan policy mengenai:

• penggunaan nama hotel;
• penggunaan logo;
• foto area tertentu;
• informasi guest;
• confidential information;
• konten yang mewakili perusahaan.

Tetapi policy harus membedakan:

Personal Expression

dengan:

Unauthorized Representation of Company

Tujuannya bukan mengontrol seluruh aktivitas personal employee, melainkan melindungi:

Privacy + Confidentiality + Reputation

---

13. Penggunaan Fasilitas dan Aset Hotel

Aturan dapat mencakup:

• laptop;
• POS;
• key card;
• master key;
• uniform;
• vehicle;
• tools;
• company email;
• system account.

Prinsipnya:

Access = Responsibility

Semakin tinggi access level, semakin besar responsibility.

Contoh:

Front Office memiliki akses ke guest data.

Engineering memiliki akses ke equipment.

Finance memiliki akses financial information.

Security memiliki akses keamanan property.

---

14. Lost and Found

Hotel perlu memiliki aturan yang sangat jelas terkait:

Lost & Found

Employee yang menemukan barang guest harus mengikuti:

Find → Secure → Report → Record → Store

Bukan:

Find → Take Home

Lost & Found harus terhubung dengan SOP yang memiliki:

• documentation;
• custody;
• storage;
• verification;
• return process.

---

15. Conflict of Interest

PP dapat mengatur prinsip terkait:

• menerima keuntungan pribadi;
• vendor relationship;
• supplier gifts;
• personal business;
• misuse of position;
• favoritism.

Contoh:

Employee yang bertanggung jawab terhadap procurement sebaiknya tidak menggunakan posisinya untuk mendapatkan keuntungan pribadi dari vendor.

---

16. Anti-Fraud dan Integrity

Hotel memiliki banyak titik risiko:

• cash;
• inventory;
• purchasing;
• room;
• F&B;
• complimentary;
• discount;
• refund;
• payment.

Karena itu PP perlu mendukung:

Integrity + Segregation of Duties + Authorization + Audit Trail

PP bukan satu-satunya kontrol, tetapi menjadi dasar perilaku dan accountability.

---

17. Workplace Conduct

Aturan harus menjelaskan perilaku yang tidak dapat diterima.

Misalnya:

• violence;
• harassment;
• bullying;
• intimidation;
• threats;
• discrimination;
• serious misconduct.

Tujuan utamanya:

Safe + Respectful Workplace

Bukan sekadar memberikan punishment.

---

18. Safety dan Emergency

Hotel memiliki risiko:

• fire;
• electrical incident;
• chemical exposure;
• kitchen accident;
• guest emergency;
• workplace injury.

PP dapat menetapkan kewajiban employee untuk:

• mengikuti safety procedure;
• menggunakan equipment sesuai fungsi;
• melaporkan incident;
• mengikuti emergency instruction.

Detail prosedurnya tetap berada di:

K3 / Emergency SOP

---

19. Disciplinary System

Disciplinary system harus memiliki:

Clear Rule + Evidence + Due Process + Consistency

Jangan:

Violation → Manager Marah → Punishment

Gunakan:

Incident

↓

Fact Finding

↓

Evidence

↓

Employee Explanation

↓

Evaluation

↓

Action sesuai ketentuan

Dengan demikian disciplinary process lebih dapat dipertanggungjawabkan.

---

20. Jangan Semua Pelanggaran Dihukum Sama

Bedakan:

Minor

Contoh:

• administrative error;
• minor attendance issue.

Moderate

Contoh:

• repeated violation;
• failure to follow important procedure.

Serious

Contoh:

• fraud;
• violence;
• serious safety violation;
• major confidentiality breach.

Namun klasifikasi dan sanksinya harus disusun sesuai hukum ketenagakerjaan, perjanjian kerja, dan ketentuan internal yang berlaku.

---

21. Konsistensi Lebih Penting daripada Banyaknya Aturan

Hotel dapat memiliki 100 halaman PP.

Tetapi jika:

Rule A diterapkan kepada Staff A

dan

Rule A tidak diterapkan kepada Staff B

karena kedekatan dengan manager:

Fairness ↓

↓

Trust ↓

↓

Employee Engagement ↓

Peraturan yang efektif harus:

Clear + Consistent + Evidence-Based

---

22. Manager Harus Memahami PP

PP tidak boleh hanya disimpan HR.

Department Head harus mengetahui:

• aturan attendance;
• disciplinary process;
• employee rights;
• approval authority;
• escalation mechanism.

Jika manager tidak memahami aturan, muncul:

Policy Interpretation Gap

Contoh:

HR mengatakan:

“Harus ada proses.”

Manager mengatakan:

“Saya langsung kasih punishment.”

Ini dapat menghasilkan inconsistency dan dispute.

---

23. Komunikasikan Peraturan kepada Employee

Setelah PP berlaku, employee harus mengetahui ketentuan yang relevan.

Gunakan:

• onboarding;
• employee handbook;
• briefing;
• HR orientation;
• internal portal;
• acknowledgement.

Tujuannya:

Awareness → Understanding → Compliance

Jangan menganggap:

“Sudah ditandatangani berarti employee pasti memahami.”

---

24. Review Peraturan Secara Berkala

Hotel berubah.

Misalnya:

• PMS baru;
• digital attendance;
• new payment system;
• new data privacy requirement;
• perubahan operating model;
• perubahan struktur organization.

PP harus dievaluasi agar tetap relevan.

Gunakan:

Annual Policy Review

atau review ketika terjadi:

Regulatory Change + Major Operational Change

---

25. Hubungkan PP dengan HR System

Peraturan akan lebih efektif jika terhubung dengan:

PP

↓

Policy

↓

SOP

↓

HRIS

↓

Payroll

↓

Performance Management

↓

Disciplinary Record

Contoh:

Aturan attendance → HRIS → attendance record → payroll → performance review.

Dengan demikian rule menjadi bagian dari system, bukan hanya dokumen.

---

26. Contoh Governance Peraturan Hotel

Area	PP	SOP/System	Owner
Attendance	Prinsip	Attendance SOP/HRIS	HR
Shift	Ketentuan umum	Roster	Department
Overtime	Ketentuan	Approval & payroll	HR/Finance
Grooming	Standard	Grooming SOP	HR/Operations
Lost & Found	Kewajiban	L&F SOP	FO/Security
Safety	Kewajiban	K3 SOP	HSE/Engineering
Discipline	Framework	Investigation process	HR
Guest Privacy	Principle	Data handling SOP	IT/Operations

Ini mencegah PP menjadi terlalu teknis.

---

27. Indikator Efektivitas Peraturan Perusahaan

Hotel dapat mengukur:

Policy Awareness

Apakah employee memahami aturan?

Policy Compliance

Berapa banyak pelanggaran?

Repeat Violation Rate

Apakah pelanggaran yang sama terus terjadi?

Disciplinary Consistency

Apakah kasus serupa ditangani secara konsisten?

Employee Complaint

Apakah dispute terkait policy meningkat?

Attendance Compliance

Apakah attendance membaik?

Incident Rate

Apakah safety atau operational incident menurun?

---

28. Kesalahan Umum dalam PP Hotel

1. Terlalu banyak larangan

Employee hanya melihat PP sebagai punishment document.

2. Tidak membedakan PP dan SOP

Dokumen menjadi terlalu panjang dan sulit dikelola.

3. Aturan tidak mengikuti hukum

Ini menjadi legal risk.

4. Aturan tidak diterapkan konsisten

Menghasilkan perceived unfairness.

5. Manager tidak memahami aturan

Policy interpretation menjadi berbeda antar-department.

6. Tidak pernah diperbarui

Aturan akhirnya tidak sesuai operational reality.

---

29. Framework Menyusun PP Hotel

Gunakan:

IDENTIFY

↓

Tentukan risiko dan kebutuhan hubungan kerja.

↓

ALIGN

↓

Selaraskan dengan hukum, employment agreement, dan kebijakan perusahaan.

↓

STRUCTURE

↓

Pisahkan PP, policy, SOP, dan guideline.

↓

VALIDATE

↓

Legal/HR review.

↓

APPROVE

↓

Proses pengesahan sesuai ketentuan.

↓

COMMUNICATE

↓

Employee + Manager briefing.

↓

IMPLEMENT

↓

Masukkan ke HR system dan operational process.

↓

AUDIT

↓

Periksa compliance.

↓

UPDATE

↓

Revisi ketika diperlukan.

---

5 Prinsip Utama

1. Peraturan harus jelas

Employee harus mengetahui apa yang diharapkan.

2. Peraturan harus fair

Hak dan kewajiban harus seimbang.

3. Peraturan harus konsisten

Kasus yang serupa harus diproses secara konsisten.

4. Peraturan harus legal

Jangan membuat aturan internal yang bertentangan dengan ketentuan yang lebih tinggi.

5. Peraturan harus operasional

Aturan harus bisa diterapkan dalam kondisi hotel yang nyata.

Penutup

Peraturan Perusahaan Hotel bukan sekadar dokumen untuk mengatur:

“Staff boleh dan tidak boleh melakukan apa.”

Fungsi strategisnya adalah menciptakan:

Clear Expectation + Fair Treatment + Operational Discipline + Legal Compliance

Struktur yang sehat adalah:

Regulation → Policy → SOP → System → Monitoring

Dengan pendekatan tersebut, PP tidak berhenti sebagai dokumen HR.

Ia menjadi bagian dari governance system hotel yang membantu management menjaga disiplin, melindungi hak employee, mengurangi ambiguity, dan menjaga konsistensi operasional.

Pada akhirnya, peraturan yang baik bukan yang paling banyak melarang.

Peraturan yang baik adalah yang jelas, fair, dapat diterapkan, dan konsisten dengan hukum serta realitas operasional hotel.