Corporate account dapat menjadi sumber bisnis yang penting bagi hotel karena mampu menghasilkan room night berulang, terutama pada periode weekday. Namun, mendapatkan corporate account tidak cukup dengan mengirimkan penawaran harga kepada sebanyak mungkin perusahaan. Hotel perlu memilih prospek yang tepat, memahami kebutuhan bisnisnya, membangun hubungan dengan decision maker, dan memberikan alasan yang jelas mengapa perusahaan perlu memilih hotel tersebut.
Pendekatan yang terstruktur membuat aktivitas sales lebih terarah dan membantu hotel membangun account yang berpotensi menghasilkan bisnis dalam jangka panjang.
Apa Itu Corporate Account Hotel?
Corporate account adalah perusahaan atau organisasi yang memiliki kerja sama bisnis dengan hotel untuk kebutuhan akomodasi, meeting, event, business travel, atau kebutuhan hospitality lainnya. Bentuk kerja sama dapat berupa negotiated corporate rate, kontrak tahunan, preferred hotel arrangement, maupun pemesanan berdasarkan kebutuhan.
Tidak semua perusahaan otomatis menjadi corporate account yang baik. Hotel perlu melihat potensi produksi, pola perjalanan, lokasi perusahaan, kebutuhan meeting, serta kesesuaian dengan positioning hotel.
1. Tentukan Profil Corporate Account yang Ideal
Sebelum melakukan prospecting, hotel perlu menentukan karakter perusahaan yang ingin dibidik. Faktor yang dapat dipertimbangkan antara lain lokasi kantor, industri, jumlah karyawan, aktivitas perjalanan bisnis, kebutuhan meeting, dan potensi room night.
Hotel di dekat kawasan industri dapat memprioritaskan perusahaan manufaktur dan supplier. Hotel di pusat kota dapat menyasar perusahaan jasa, perbankan, konsultan, teknologi, pemerintahan, atau organisasi yang rutin melakukan perjalanan bisnis.
Dengan menentukan ideal customer profile, waktu sales tidak terbuang untuk mengejar perusahaan yang peluang konversinya rendah.
2. Bangun Daftar Prospect yang Terarah
Setelah target ditentukan, buat daftar perusahaan yang memiliki potensi. Informasi dasar seperti nama perusahaan, alamat, industri, PIC, jabatan, kontak, kebutuhan potensial, dan status pendekatan dapat dimasukkan ke dalam database sales.
Prospecting sebaiknya tidak berhenti pada nama perusahaan. Sales perlu memahami aktivitas bisnis perusahaan dan mencari sinyal yang menunjukkan potensi demand, seperti ekspansi kantor, pelatihan karyawan, proyek baru, pembukaan cabang, atau aktivitas perjalanan bisnis yang meningkat.
3. Cari Decision Maker yang Tepat
Menawarkan hotel kepada orang yang tidak memiliki pengaruh terhadap keputusan pembelian dapat membuat proses sales berjalan lambat. Karena itu, sales perlu mengetahui siapa yang menangani kebutuhan perjalanan atau akomodasi perusahaan.
Kontak dapat berasal dari travel coordinator, procurement, HR, executive assistant, office manager, event planner, atau pihak lain sesuai struktur perusahaan. Pada account yang besar, keputusan dapat melibatkan beberapa stakeholder sehingga sales perlu memahami siapa yang menjadi pengguna, influencer, dan decision maker.
4. Lakukan Pendekatan yang Personal
Jangan langsung mengirim corporate rate pada kontak pertama. Pendekatan awal sebaiknya digunakan untuk memahami kebutuhan perusahaan.
Sales dapat memperkenalkan hotel secara singkat, menjelaskan alasan menghubungi perusahaan tersebut, kemudian menggali kebutuhan seperti frekuensi perjalanan, area hotel yang biasa digunakan, jumlah kamar, kebutuhan meeting, atau kendala yang sering dialami.
Pendekatan konsultatif membuat percakapan lebih relevan dibandingkan penawaran massal yang sama kepada semua perusahaan.
5. Tawarkan Value, Bukan Sekadar Harga Murah
Harga merupakan bagian dari negosiasi, tetapi bukan satu-satunya value. Perusahaan juga dapat mempertimbangkan lokasi, kemudahan reservasi, fleksibilitas, fasilitas meeting, breakfast, Wi-Fi, parking, invoice, laundry, airport transfer, maupun kualitas pelayanan.
Karena itu, proposal corporate sebaiknya menjelaskan manfaat yang relevan dengan kebutuhan account. Hotel dengan harga sedikit lebih tinggi tetap dapat dipilih apabila memberikan value yang lebih sesuai.
6. Susun Corporate Rate Berdasarkan Potensi
Corporate rate perlu dihitung berdasarkan potensi bisnis, bukan diberikan secara otomatis kepada setiap prospect. Hotel dapat mempertimbangkan estimasi room night, seasonality, historical production jika tersedia, kebutuhan fasilitas, serta kondisi demand.
Account dengan potensi volume tinggi dapat memperoleh struktur rate atau benefit yang berbeda dari account dengan volume kecil. Evaluasi berkala juga diperlukan untuk melihat apakah produksi aktual sesuai dengan asumsi awal.
7. Buat Proposal yang Spesifik untuk Account
Proposal yang terlalu umum membuat hotel sulit terlihat berbeda dari kompetitor. Gunakan informasi yang sudah diperoleh saat prospecting untuk menyusun penawaran yang lebih relevan.
Jika perusahaan sering melakukan training, tonjolkan meeting room dan paket meeting. Jika kebutuhan utamanya business traveler, fokus pada lokasi, breakfast, Wi-Fi, fleksibilitas booking, dan kenyamanan kamar.
Proposal yang baik menjawab pertanyaan sederhana: mengapa hotel ini cocok untuk kebutuhan perusahaan tersebut?
8. Lakukan Sales Visit dan Follow-Up
Pertemuan langsung dapat membantu sales memahami kebutuhan account sekaligus membangun hubungan. Sales visit tidak harus selalu berupa presentasi formal. Kunjungan dapat digunakan untuk memperkenalkan hotel, melakukan site inspection, membahas kebutuhan perjalanan, atau menindaklanjuti proposal.
Setelah pertemuan, follow-up harus memiliki tujuan yang jelas. Sales dapat mencatat tahap account dalam pipeline seperti prospect, contacted, meeting, proposal, negotiation, won, atau lost. Dengan begitu, peluang tidak berhenti setelah proposal dikirim.
9. Jadikan Hotel Mudah Digunakan oleh Corporate Account
Setelah account tertarik, proses reservasi dan administrasi menjadi bagian dari pengalaman partner. Pastikan PIC mengetahui kontak reservasi, prosedur booking, kebijakan rate, invoice, dan benefit yang berlaku.
Kemudahan operasional dapat menjadi alasan penting bagi perusahaan untuk mempertahankan hotel sebagai preferred partner. Sebaliknya, proses yang lambat dan tidak konsisten dapat membuat account beralih ke kompetitor.
10. Evaluasi Account Setelah Mendapatkan Kontrak
Mendapatkan kontrak bukan akhir dari proses sales. Hotel perlu memantau produksi account secara berkala.
Beberapa indikator yang dapat digunakan adalah room night, revenue, ADR, meeting revenue, repeat booking, penggunaan benefit, dan profitabilitas. Account yang menghasilkan sesuai target dapat dikembangkan, sedangkan account dengan produksi rendah perlu dievaluasi sebelum memberikan rate atau benefit tambahan.
Review berkala juga membantu hotel menentukan account mana yang layak diprioritaskan sebagai key account.
Kesimpulan
Mendapatkan corporate account hotel membutuhkan proses yang terarah mulai dari menentukan target, mencari prospect, menemukan decision maker, melakukan pendekatan personal, menyusun proposal, hingga melakukan follow-up dan negosiasi.
Hotel tidak perlu mengejar sebanyak mungkin perusahaan. Fokus yang lebih penting adalah mendapatkan account yang sesuai dengan positioning hotel dan memiliki potensi bisnis yang sehat.
Ketika prospecting dilakukan berdasarkan data, penawaran disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, dan hubungan dikelola secara konsisten, corporate account dapat berkembang menjadi sumber room night dan revenue yang lebih stabil bagi hotel.