Cara Membuat Jadwal Kerja Hotel yang Efisien

Di hotel, jadwal kerja bukan sekadar tabel berisi nama employee dan jam masuk.

Roster menentukan berapa banyak tenaga kerja yang tersedia ketika tamu datang, kamar harus dibersihkan, restoran mencapai peak hour, banquet berjalan, atau engineering menerima emergency call.

Masalah muncul ketika roster dibuat berdasarkan kebiasaan.

“Bulan lalu shift-nya seperti ini.”

“Department ini biasanya masuk 10 orang.”

“Setiap weekend memang full team.”

Pendekatan tersebut dapat membuat hotel membayar tenaga kerja pada saat workload rendah, sementara kekurangan manpower justru terjadi ketika demand sedang tinggi.

Jadwal kerja hotel yang baik harus menjawab tiga hal:

Berapa orang yang dibutuhkan?

Kapan mereka dibutuhkan?

Apakah workload tersebut sebanding dengan labor hours yang dibayar?

---

1. Mulai dari Forecast, Bukan dari Nama Employee

Roster seharusnya dibuat setelah management memahami demand.

Data yang relevan antara lain:

• occupancy forecast;
• arrival;
• departure;
• room type;
• group booking;
• banquet;
• restaurant covers;
• event;
• expected peak hours;
• special guest requirement.

Contoh:

Hotel memiliki occupancy forecast 60%.

Tetapi pada Sabtu terdapat 80 arrival dan 70 departure.

Kebutuhan manpower pada Sabtu bisa jauh lebih tinggi dibandingkan hari biasa dengan occupancy yang sama.

Artinya:

Occupancy ≠ satu-satunya dasar roster.

---

2. Tentukan Workload per Department

Setiap department memiliki driver workload yang berbeda.

Housekeeping

• occupied rooms;
• departure rooms;
• stay-over rooms;
• deep cleaning;
• public area.

Front Office

• arrival;
• departure;
• check-in peak;
• check-out peak;
• guest request.

F&B

• covers;
• banquet;
• outlet operating hours;
• event.

Engineering

• room count;
• preventive maintenance;
• equipment;
• emergency response.

Sales

• appointments;
• site inspection;
• sales calls;
• events.

Karena driver-nya berbeda, satu formula roster tidak dapat diterapkan kepada semua department.

---

3. Hitung Required Manpower

Setelah workload diketahui, tentukan kebutuhan manpower.

Secara sederhana:

Workload ÷ Productivity Standard = Required Labor Capacity

Contoh housekeeping:

100 rooms harus dibersihkan.

Jika rata-rata workload yang dapat ditangani seorang room attendant adalah 15 rooms per shift, maka kebutuhan dasar:

100 ÷ 15 ≈ 7 orang

Angka tersebut belum menjadi final roster.

Management masih harus mempertimbangkan:

• room complexity;
• cleaning standard;
• public area;
• leave;
• training;
• absenteeism;
• supervisor coverage.

---

4. Bedakan Minimum Manpower dan Peak Manpower

Hotel tidak membutuhkan jumlah employee yang sama sepanjang hari.

Contoh Front Office:

Low Demand: 2 staff

Normal Demand: 3 staff

Peak Demand: 4–5 staff

Tujuannya bukan membuat roster seragam.

Tujuannya menempatkan manpower pada saat workload terjadi.

Ini menghasilkan konsep:

Right People → Right Time → Right Workload

---

5. Buat Shift Berdasarkan Demand

Shift hotel dapat memiliki pola seperti:

Morning

Afternoon

Night

Tetapi pembagian tersebut tidak harus identik untuk seluruh department.

Front Office mungkin membutuhkan coverage tinggi pada jam check-in.

Housekeeping membutuhkan manpower lebih besar setelah banyak guest melakukan check-out.

F&B membutuhkan manpower berdasarkan breakfast, lunch, dinner, atau event.

Maka:

Shift Pattern ≠ Department Pattern

---

6. Perhatikan Peak Hour

Salah satu kesalahan roster adalah melihat total workload harian tanpa melihat distribusi waktunya.

Contoh:

Restoran memiliki 150 covers per hari.

Tetapi:

Breakfast: 80 covers

Lunch: 20 covers

Dinner: 50 covers

Jika manpower dibagi rata sepanjang hari, hotel dapat mengalami:

Understaffed saat breakfast

dan

Overstaffed setelah breakfast.

Roster yang lebih matang mengikuti demand curve, bukan sekadar total volume.

---

7. Gunakan Staggered Shift

Staggered shift membantu menyesuaikan manpower dengan peak hour.

Contoh F&B:

06.00–14.00

07.00–15.00

09.00–17.00

14.00–22.00

16.00–00.00

Dengan pola tersebut, hotel tidak perlu menempatkan seluruh employee dalam jam kerja yang sama.

Konsepnya:

Manpower mengikuti workload curve.

---

8. Jangan Lupakan Coverage

Roster tidak hanya menghitung jumlah orang.

Ia harus memastikan setiap fungsi memiliki coverage.

Misalnya:

Front Office memiliki 4 orang.

Tetapi semuanya dijadwalkan:

08.00–16.00

Maka hotel tidak memiliki coverage yang memadai pada malam hari.

Coverage harus dicek berdasarkan:

• operating hours;
• minimum staffing;
• skill;
• authorization;
• emergency requirement.

---

9. Pastikan Skill Mix Tepat

Lima orang junior tidak selalu setara dengan:

3 junior + 1 senior + 1 supervisor.

Roster harus memperhitungkan kompetensi.

Contoh:

Night shift Front Office mungkin membutuhkan employee yang mampu menangani:

• night audit;
• cash handling;
• emergency;
• guest complaint;
• system issue.

Jadi roster harus memperhatikan:

Headcount + Skill Mix

bukan headcount saja.

---

10. Hindari Roster yang Terlalu Ketat

Efisiensi tidak berarti menempatkan manpower seminimal mungkin setiap hari.

Jika roster terlalu ketat:

Workload per Employee ↑

↓

Fatigue ↑

↓

Error ↑

↓

Service Quality ↓

↓

Guest Complaint ↑

↓

Overtime / Turnover ↑

Saving payroll dapat berubah menjadi biaya lain.

---

11. Kontrol Overtime dari Roster

Jika overtime terjadi setiap hari, management perlu melihat roster.

Misalnya:

Department membutuhkan 12 labor-hours tambahan setiap hari.

Jika kondisi tersebut berlangsung selama berbulan-bulan, overtime bukan lagi exceptional event.

Itu mungkin menunjukkan:

Base Manpower terlalu rendah

atau

Roster tidak mengikuti workload.

Bandingkan:

Permanent FTE Cost

vs

Recurring Overtime Cost

Salah satu dapat lebih ekonomis.

---

12. Masukkan Leave ke Workforce Planning

Roster yang bagus tidak hanya menghitung employee aktif.

HR perlu memperhitungkan:

• annual leave;
• approved leave;
• training;
• scheduled day off;
• public holiday;
• employee absence sesuai policy.

Jika satu department memiliki 10 employee tetapi 3 sedang leave, kapasitas aktual bukan 10.

Roster harus memperhitungkan available capacity.

---

13. Gunakan Relief atau Floating Staff

Beberapa department dapat memiliki employee yang berfungsi sebagai relief.

Contoh:

Employee A:

Morning shift.

Employee B:

Day off.

Employee C:

Leave.

Relief employee dapat membantu menjaga coverage tanpa membuat setiap shift memiliki excess manpower.

Model ini membutuhkan cross-training yang baik.

---

14. Cross-Training Membuat Roster Lebih Fleksibel

Employee yang memiliki lebih dari satu kompetensi dapat membantu menghadapi demand fluctuation.

Contoh:

F&B employee dapat membantu banquet.

Front Office employee dapat mendukung reservation.

Housekeeping employee dapat membantu public area.

Namun cross-utilization harus mengikuti:

• competency;
• SOP;
• job scope;
• safety;
• authorization;
• applicable employment rules.

---

15. Buat Roster dengan Data Historis

Hotel memiliki data masa lalu.

Gunakan.

Bandingkan:

Occupancy

Arrival

Departure

Labor Hours

Overtime

Guest Complaint

Productivity

Misalnya:

Occupancy 70% tahun lalu membutuhkan 500 labor hours.

Tahun ini:

Occupancy 70%

tetapi:

700 labor hours.

Management perlu mencari penyebabnya.

Mungkin:

• productivity turun;
• workload lebih kompleks;
• absenteeism;
• service standard berubah;
• roster tidak efisien.

---

16. Ukur Productivity per Labor Hour

Roster harus menghasilkan output.

Contoh Housekeeping:

Rooms Cleaned ÷ Labor Hours

Jika:

300 rooms

menggunakan:

600 labor hours

maka:

0,5 room per labor hour

Hotel dapat membandingkan angka tersebut dengan historical performance dan standard internal.

Jangan langsung menggunakan benchmark eksternal tanpa memperhitungkan karakteristik property.

---

17. Ukur Labor Cost per Occupied Room

Untuk melihat dampak finansial:

Room Labor Cost ÷ Occupied Rooms

Contoh:

Room labor cost:

Rp250 juta

Occupied rooms:

5.000

Labor cost per occupied room:

Rp50.000

Jika occupancy turun tetapi roster tidak berubah, labor cost per occupied room dapat meningkat.

Inilah alasan roster harus terhubung dengan demand.

---

18. Gunakan Roster vs Actual

Setelah bulan selesai, bandingkan:

Scheduled Labor Hours

vs

Actual Labor Hours

Misalnya:

Scheduled:

10.000 jam

Actual:

11.500 jam

Variance:

+1.500 jam

Pertanyaan berikutnya:

Kenapa?

• overtime?
• employee replacement?
• occupancy lebih tinggi?
• absenteeism?
• event?
• poor scheduling?

Variance analysis membuat roster menjadi sistem pembelajaran.

---

19. Gunakan Roster Lock

Perubahan roster mendadak dapat menciptakan chaos.

Hotel dapat menetapkan periode:

Roster Published

↓

Employee Review

↓

Roster Lock

↓

Exception Handling

Perubahan setelah lock hanya dilakukan berdasarkan alasan yang jelas.

Ini membantu HR mengontrol:

• last-minute shift changes;
• overtime;
• employee complaints;
• operational confusion.

---

20. Jangan Abaikan Fairness

Roster juga memengaruhi employee experience.

HR perlu memonitor distribusi:

• weekend shift;
• night shift;
• holiday shift;
• overtime;
• day off.

Jika employee tertentu terus mendapat night shift sementara employee lain hampir selalu morning shift, masalah fairness dapat muncul.

Gunakan data.

Bukan asumsi.

---

21. Jadwal Kerja Harus Terhubung dengan Payroll

Idealnya:

Roster

↓

Attendance

↓

Overtime

↓

Payroll

Jika roster mengatakan employee bekerja 8 jam tetapi attendance menunjukkan pola berbeda, sistem harus mampu mendeteksi discrepancy.

Integrasi ini mengurangi:

• manual entry;
• payroll error;
• overtime dispute;
• reconciliation workload.

---

22. Gunakan Dashboard Roster

Dashboard sederhana dapat menampilkan:

KPI	Budget / Target	Actual
Labor Hours	10.000	10.400
Overtime Hours	300	450
Labor Cost	Rp500M	Rp530M
Occupancy	70%	72%
Revenue / Labor Hour	Rp500K	Rp540K
Absenteeism	3%	4%

Dengan dashboard ini, GM dan department head dapat melihat apakah tambahan labor menghasilkan output yang sepadan.

---

23. Siapa yang Bertanggung Jawab Membuat Roster?

Struktur yang sehat biasanya:

Department Head

→ menentukan kebutuhan operational.

Supervisor

→ menyusun detail shift.

HR

→ memastikan compliance dan workforce policy.

Finance

→ memonitor labor budget.

GM

→ mengawasi trade-off antara cost dan service.

Roster bukan hanya pekerjaan HR.

Department yang paling memahami workload biasanya adalah department operator.

---

24. Framework Membuat Jadwal Kerja Hotel

Gunakan urutan:

Forecast Demand

↓

Identify Workload

↓

Calculate Required Capacity

↓

Determine Minimum & Peak Manpower

↓

Create Shift Pattern

↓

Check Skill Mix

↓

Check Leave & Day Off

↓

Publish Roster

↓

Monitor Actual

↓

Analyze Variance

↓

Improve Next Roster

Siklus ini membuat roster menjadi continuous management process, bukan tabel yang dibuat sekali lalu dilupakan.

---

25. Checklist Sebelum Roster Dipublikasikan

HR dan Department Head dapat memeriksa:

• Apakah occupancy forecast sudah digunakan?
• Apakah arrival dan departure sudah diperhitungkan?
• Apakah peak hour sudah terlihat?
• Apakah minimum coverage terpenuhi?
• Apakah skill mix tepat?
• Apakah leave sudah dimasukkan?
• Apakah day off terdistribusi?
• Apakah night shift terkontrol?
• Apakah overtime berpotensi terjadi?
• Apakah labor budget masih terkendali?
• Apakah roster mengikuti kebijakan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku?

Jika jawabannya jelas, roster jauh lebih siap dieksekusi.

---

26. Kesalahan Roster yang Sering Terjadi

1. Menggunakan roster bulan lalu

Tidak mempertimbangkan demand baru.

2. Menyamakan manpower setiap hari

Tidak mengikuti peak dan low demand.

3. Hanya menghitung headcount

Mengabaikan skill mix dan labor hours.

4. Terlalu mengandalkan overtime

Menutupi kekurangan manpower dengan biaya tambahan.

5. Tidak memperhitungkan leave

Capacity aktual berbeda dengan headcount di atas kertas.

6. Semua employee masuk pada jam yang sama

Peak hour tidak tertangani secara optimal.

7. Tidak melakukan roster vs actual analysis

Kesalahan yang sama terus berulang.

---

Penutup

Jadwal kerja hotel yang efisien tidak dibuat dengan pertanyaan:

“Siapa yang masuk besok?”

Pertanyaan yang lebih relevan:

“Berapa workload yang diperkirakan terjadi besok, kapan peak-nya, kompetensi apa yang dibutuhkan, dan berapa labor hours yang ekonomis untuk menangani workload tersebut?”

Dari sana, roster menjadi lebih terukur.

Demand → Workload → Manpower → Shift → Productivity → Labor Cost → Service Quality

Hotel yang mampu menghubungkan keenam elemen tersebut dapat mengurangi idle labor tanpa mengorbankan coverage ketika demand meningkat.

Roster yang baik bukan roster dengan employee paling sedikit.

Roster yang baik adalah roster yang menempatkan kapasitas tenaga kerja pada waktu ketika bisnis benar-benar membutuhkannya.